מה היו ההוצאות בגין נסיעות עסקיות בחברה שלך שנה שעברה?
זה אמור להיות די פשוט לחישוב אך לא תמיד זה כך, מכיוון שלפני העלות האמיתית של הטיסות, הרכבות, המוניות וכו', יש לקחת בחשבון את העלויות השקועות מסביב – ולעיתים קרובות העלות האמיתית יוצאת גבוהה בהרבה יותר ממה שציפיתם מלכתחילה.
החישובים ש-Gett עשתה מתייחסים לעלות חישוב הוצאות הנסיעה עבור העובד הממוצע בישראל שמבצע כ-4 נסיעות במוניות בחודש – והינם ממוצע של 110 ש"ח לעובד. עם 12 חודשים בשנה ואלפי עובדים בארגון, קל לראות כיצד עלות זו יכולה לגדול. הערכות מסוימות אף מצביעות על עלות גבוהה מזו. מחקר שנערך על ידי איגוד הנסיעות העסקיות העולמי מציב את העלות הממוצעת של עיבוד דו"ח הוצאות נסיעות בודד על סך 185 ש"ח. לדוגמה, אם לוקחים עסק בינוני עם 300 עובדים, עלות הצוות השנתית עשויה להסתכם במעל ל -664,848 ש"ח – רק בגלל הפעלת מערכת לא יעילה לחישוב עלויות הנסיעה.
קצה הקרחון
הזמן שמושקע כאשר עובדים, מנהלים וצוותי כספים רושמים, מגישים, בודקים ומטפלים בחישוב ותביעת הוצאות נסיעה, אינה הבעיה היחידה בעסק. התהליך גם מגדיל את מה שפסיכולוגים מתארים כ'עומס קוגניטיבי' המוטל על עובדים.
זה לא חדש. בני אדם סובלים מעומס מידע במשך מאות שנים. כבר במאה הראשונה לספירה ציין הרטוריקן הרומאי סנקה כי 'שפע הספרים הוא הסחת דעת'. בשנת 1453 (פחות או יותר) המציא גוטננפלס את בית הדפוס שלו ובמאות ה-17 וה-18 ריבוי הספרים והעלונים החלו להדאיג כמה מהוגי הדעות המובילים ברנסנס.
בשנת 1755 ניבא דניס דידרוט כי הגידול במספר הספרים יקשה על הלמידה מאותם ספרים. "יהיה זה נוח לחפש בטבע אחר בדל אמת מוסתרת, כמעט כשם שיהיה זה נוח למצוא אותה מסתתרת בין המון כרכים עבי כרס", כתב.
קרדיט לתמונה: iStock
הגורם והפתרון לכל בעיות החיים?
למרבה המזל, בדיוק כפי שכמות המידע שאנו נחשפים אליה גדלה, כך גם הפתרונות הטכנולוגיים הפכו למתוחכמים יותר. מנוע החיפוש של גוגל פתר במידה רבה את הבעיה שממנה חשש דידרוט, והשתפר בהתמדה מאז שהושק בשנת 1998. כיום, כלי חיפוש לפי הקשר מקלים יותר מתמיד על מציאת מידע הדרוש לנו כשאנו זקוקים לו.
עם זאת, הטכנולוגיה הדיגיטלית של המהפכה התעשייתית הרביעית יצרה גם דרישה רבה יותר לקבל את תשומת ליבנו והקשתה על יכולתנו לעבד גירויים. מחקר שנערך על ידי מדענים מאוניברסיטת סן דייגו בקליפורניה בשנת 2009, העריך כי המספר הכולל של המילים 'נצרך' (מלשון המילה: צריכה) בארצות הברית הכפיל את עצמו מ-4,500 טריליון בשנת 1980 ל-10,845 טריליון בשנת 2008, לאחר שהאינטרנט, הדואר האלקטרוני והטלפונים הניידים הפכו לדרך חיים.
בהתייחס למחקר זה, אמר אדוארד הולוול, פסיכיאטר המתמחה בהפרעות קשב וריכוז: "בכל ההיסטוריה האנושית המוח שלנו לא נאלץ לעבד מידע רב כמו היום".
המצב הולך ומחמיר
כעבור עשור נדמה שהדברים הולכים ומחמירים. משך הזמן שאנו משקיעים במסכים כמו מדיה חברתית ומשחקי מחשב עולה, כאשר הם תופסים יותר ויותר מקום בחיינו. לדברי מדען המוח והסופר דניאל ג'יי לויטין, זו בעיה. ריבוי המשימות הדיגיטליות המאפיינות עבודה מודרנית, הופכות אותנו לפחות יעילים.
בספרו "המוח המאורגן: חשיבה ממוקדת בעידן של עומס מידע", לויטין מציין כי 'כולנו עושים יותר. לפני שלושים שנה סוכני נסיעות הזמינו עבורנו טיסות ונסיעות רכבות, אנשי מכירות עזרו לנו למצוא את מה שחיפשנו בחנויות וקלדניות או מזכירות מקצועיות עזרו לאנשים עסוקים בתכתובות'.
כאשר חברות נותנות לצוות שלהן להסדיר לעצמם את הסדרי הנסיעות שלהם, לא רק שהן מייצרות עוד עבודה בצורה של תהליכי חישוב הוצאות וגם מסתכנות בכך שהעובדים יבחרו באפשרויות לא יעילות, הן גם יכולות לתרום לבעיות המשפיעות על יכולות העובדים, בחייהם המקצועיים והאישיים כאחד. על פי מחקרים שנערכו בשנת 2017, 60% מהעובדים המצויים בנסיעת עבודה ממלאים את טופסי ההוצאות במהלך זמן העבודה, ולוקח להם בממוצע 10 דקות להשלים כל תביעה להחזר הוצאות. יתר על כן, כאשר משלמים על בסיס פרטני אד הוק, העובדים לרוב נותנים תשר בגובה 13% בממוצע, כלומר הנתון הנתבע מנופח מלכתחילה ולעיתים רחוקות אנו שמים לב למחירים המזנקים כאשר משתמשים באפליקציית נסיעות לפי דרישה. סך הכל, זהו תהליך לא יעיל שגוזל זמן יקר של צוות עובדים על ניהול קפדני; אם אתה מנהל עסק, האם המטרה היא לא לעשות בדיוק את ההפך? לשחרר עובדים כדי שיוכלו להתמקד ביצירתיות, להשיג תוצאות ולבצע את עבודתם כמיטב יכולתם.
הורדת העומס
אז מה הפתרון? אין קסם, אך ניתן להפחית את הנטל על עסקים ואנשים פרטיים על ידי התייעלות בתהליך דיווח הוצאות הנסיעה. בארגונים מסוימים יתכן שניתן להטמיע מערכות אוטומציה שיהפכו לחלוטין את הדרך המיושנת בה הם השתמשו.
אולם הטמעת מערכת כזו היא משימה מפחידה בפני עצמה. לעיתים קרובות יכול להיות קל יותר פשוט לעבוד עם שותפים שמכירים את הבעיה ותכננו את התהליכים שלהם בעצמם.
אנחנו עושים בדיוק את זה ב-Gett. פלטפורמת ההזמנות All-in-One שלנו אוספת ומנהלת הוצאות שאחרת היה צריך להגישן בנפרד. זה מפשט את כל התהליך, החל מהזמנת הנסיעה דרך דיווחה, מקטין באופן משמעותי את הזמן שלוקח לעבד את ההוצאות ומפחית את העומס הקוגניטיבי על הצוות.
זה לא רק חוסך כסף. זה גם מאפשר לעובדים להתמקד במה שהם עושים הכי טוב: מה שהופך את העסק שלך לעסק מצליח.
