חמישה דברים שכדאי לדעת על עלויות הנסיעות העסקיות שלך
כשראשי מחלקות רכש ותפעול מביטים בהוצאות העסקיות שלהם, הם לעיתים נתקלים בבעיה. שלא כמו הוצאות אחרות שהן קבועות ומוגדרות מראש, נסיעות שהן בשעות קצה מוקדמות או מאוחרות, הרבה פעמים נופלות על העובד ועליו להתארגן בעצמו – כך שזו הוצאה לא מנוהלת.
הנוהל הקבוע של מילוי והגשת תביעות הוצאות, מיושן ועולה לחברות סכום כסף לא קטן ולוקח לא מעט זמן.
להלן חמישה דברים שכדאי לדעת על היתרונות העסקיים של שימוש בפלטפורמה מנוהלת לנסיעות:
1. הוצאות במוניות זה לא דבר זול
על פי מחקר שנערך לאחרונה, רוב משתמשי המוניות בוחרים לשלם במזומן (65% מהלקוחות המדווחים מעדיפים שיטה זו).הנסיעות שלהם לא ניתנות למעקב במערכת דיגיטלית, והעובדה שהצוות שלך מסתובב עם מזומן בידיים אינה אידיאלית מבחינה בטיחותית וביטחונית.
2. חוסר שליטה = הוצאת יתר
כאשר עובדים מזמינים מוניות על בסיס אד-הוק, באמצעות אפליקציה על פי דרישה, אין יותר מדי שליטה במחירים. בשעות מסוימות של היום המונה אינו צפוי ותלוי גם בזמן השהות ברכב.
המחירים יגיעו לשיא ואם העובדים יודעים שהם מזמינים נסיעה, זה לא משנה להם אם זה יהיה במחיר הטוב ביותר. על פי מחקר פנימי של Gett, זה יכול להעלות את העלות פי 1.6 בממוצע. עם פלטפורמה מנוהלת, תוכלו להיות בטוחים כי קיימת בקרה ולעובדים יש את ההזדמנות לבחור באפשרות הטובה והחסכונית ביותר.
3. עיבוד הוצאות לוקח שעות של עבודה אנושית
מחקרים נוספים שנערכו בשנת 2017 מצאו כי 60% מהעובדים ממלאים את טפסי החזר ההוצאות שלהם בעבודה, ומקדישים עליהם בממוצע שעה בחודש. אם מוסיפים רת החשיבות של מילוי החזר למעלה משנה, כפול מספר הצוותים בכל העסק, והעלות יכולה להיות אסטרונומית.
זה לא רק מילוי הטפסים שמבזבז שעות עבודה יקרות – זה גם הזמן הדרוש לעיבוד כל תביעה. בממוצע צוותי הכספים מתמודדים עם שבע קבלות מוניות בחודש, כאשר 20% מטפלים ביותר מ- 11. לא קשה לראות כיצד השעות יכולות לכדור שלג ללא הליך קבוע או הצעה במקום. וזה אפילו לא שוקל את הפוטנציאל של שימוש לרעה, שניתן להקל עליו אם נקבעת מדיניות נסיעות קבועה.
למרות קיומם של פלטפורמות מנוהלות לעסקים המאפשרים לצוותי רכש לנהל את כל התחבורה היבשתית מפורטל דיגיטלי אחד, 55% מהחברות עדיין אינן כוללות מדיניות הוצאות מוניות מוגדרת, למרות ש -54% מהן משתמשות באותו ספק בכל נסיעה.
4. בזכות נתונים מקבלים החלטות טובות יותר
אחד ההיבטים החשובים ביותר בפלטפורמה מנוהלת הוא עד כמה בסופו של דבר לומדים על הרגלי הנסיעות של העובדים שלכם – מי נוסע בתדירות הגבוהה ביותר, על המסלולים הנפוצים ביותר שנלקחו והיכן ניתן לחסוך כסף. אתה יכול לראות היכן הביטולים או זמני ההמתנה העלו את המחירים, וכן אילו חשבונות ונתיבים עושים שימוש רב בתקציב הנסיעות העסקיות.
5. העלויות הפוטנציאליות אינן רק כספיות
על כל העסקים חובה להיות זהירים כלפי העובדים שלהם – גם כאשר הם לא עובדים מהמשרד, הם צריכים להיות בטוחים. השימוש בספק בודד באמצעות פלטפורמה מנוהלת פירושו שניתן להזמין מראש נסיעות ומעקב אחרי הכל – כל זאת מבלי שהעובד יצטרך להתארגן או לשלם עבור כל דבר בעצמו.
האופן בו חברות מארגנות נסיעות תאגידיות משתנה, כאשר יותר ויותר מחליטים להשתמש במערכת דיגיטלית יעילה, למיגור הצורך בתשלומים במזומן, קבלות לא מדויקות וזמן יקר של צוות עובדים על ניהול מיותר.
למאמרים נוספים בנושא עסקים, חדשנות ופריון, היכנסו לבלוג של Gett פתרונות לעסקים.
פרטים נוספים על פלטפורמת Gett פתרונות לעסקים שלנו – backoffice@gett.com
תמונה לזכות: Pixabay